Нотариусы
России
Москва
Все о наследстве Вопросы и ответы По регионам

Нотариально заверенные копии документов

  • 03.01.2024
  • 12 минут
  • 8062
Автор статьи
Светлана Храмцова, Автор статей Notariatus.ru
Светлана Храмцова Юрист,
помощник нотариуса, стаж 12 лет

Под заверением понимают свидетельствование верности копии. Это одно из самых востребованных нотариальных действий, для исполнения которого требуется наличие паспорта и подлинника.

Если заверить копию у нотариуса, то она станет полноценной заменой оригиналу. Удостоверить можно только копии тех иностранных документов, которые прошли процедуру легализации в РФ и соответствуют законным требованиям.

Какие копии документов заверяет нотариус

Согласно ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате у нотариуса есть право засвидетельствовать верность копий документов и выписок из документов, оформленных органами власти федерального и муниципального уровней, физическими и юридическими лицами.

Нотариально заверенные копии документов предъявляют в государственных учреждениях для получения социальных льгот и выплат, в банках для оформления займов. При решении вопроса о выдаче загранпаспорта от гражданина может потребоваться нотариально заверенная копия оригинала трудовой книжки.

Удостоверенные копии приказа об увольнении требуются при регистрации в службе занятости, при подаче судебного иска о нарушении трудовых прав. Заверенные бумаги могут запрашивать контрагенты граждан и фирм, потерявшие или утратившие оригиналы.

Бесплатная консультация юриста

Компании обращаются к нотариусу для удостоверения копий контрактов и соглашений. Они заверяют копии для проведения регистрационных процедур, внесения изменений в федеральные реестры, передачи в арбитраж в качестве доказательств.

Фирмы подтверждают копии подлинников финансовых документов для проверяющих при аудиторских проверках, для передачи в налоговые органы. При нарушении норм об обязательном удостоверении организации грозит штраф за непредставление подтверждающих документов.

При необходимости можно заверить документ полностью или частично. Во втором случае составляется выписка. Нотариус может заверить копию с копии подлинника. Это происходит, если переданная для заверения бумага заверена или нотариально засвидетельствована. Например, можно нотариально заверить копии направленных в суд документов, имеющие судебное заверение.

Особенности работы нотариуса

Задача нотариуса заключается в проверке соответствия копии и оригинала. При заверении он не доказывает:

  • Содержание.
  • Действительность документа.
  • Полномочия и дееспособность лиц, подписавших документ.

При проверке полученных бумаг он исследует данные об их составителе, содержании и реквизитах. Верность документа, составленного гражданином, определяется наличием идентифицирующей информации (ФИО, адрес).

При необходимости должностное лицо вправе подтвердить верность данных на электронном носителе (биометрический паспорт). Нотариус может засвидетельствовать корректность копий документов, оформленных за пределами РФ. Это происходит при условии их легализации в консульстве или наличия апостиля.

Нельзя заверить копии документов

Отказ в выдаче нотариально заверенной копии договора или иного документа можно получить, если:

  • Заявитель не предъявил паспорт.
  • Нельзя определить автора (нет ФИО).
  • Документ из нескольких страниц не прошит, не пронумерован.
  • Заявитель подал документы с ламинированными поверхностями, подлинность которых невозможно подтвердить.
  • Документы, составленные в зарубежных странах, не прошли легализацию.
  • Нарушена целостность документа.
  • В тексте обнаружены исправления, ошибки, приписки, вычеркнутые слова, нечитаемые фрагменты.
  • Документы оформлены на иностранном языке.
  • Подпись на документе выполнена факсимильным штампом.

Если у должностного лица есть сомнения, он может направить запрос для подтверждения подлинности полученных бумаг.

Когда заверение не требуется

Нотариус удостоверяет копии документов (справки, договоры, выписки), перечень которых регламентирован законом и гражданским договором. Если стороны договора не устанавливают обязанность засвидетельствовать документы через нотариуса, то процедура не является обязательной.

В ряде случаев заверенная копия документа не подходит для решения определенных правовых задач. Например, заверенной копии паспорта недостаточно для удостоверения личности гражданина. Для этих целей нужно получить дубликат паспорта.

Важно понимать отличие между копией и дубликатом документа. Копия – экземпляр, полностью повторяющий оригинал. Дубликат является повторным экземпляром подлинника, который может иметь новые реквизиты.

Требования к копии

Перед оказанием услуги должностное лицо удостоверяет личность заявителя, проверяет наличие доверенности у представителя гражданина или организации. Копия оригинала с печатью нотариуса оформляется от руки или посредством компьютера. Среди требований:

  • Соответствие оригиналу.
  • Читаемость.
  • Наличие реквизитов документа без сокращений и искажений.
  • Листы прошиты и пронумерованы. Если нужно оформить нотариально заверенную ксерокопию из нескольких листов, в удостоверительной надписи проставляют их номера.

Стоимость заверения

Цена на заверение копии у нотариуса формируется из:

  • Региональный тариф - будет устанавливаться нотариальными палатами субъектов РФ в рамках предельных размеров, ежегодно устанавливаемых Федеральной нотариальной палатой для каждого субъекта РФ в соответствии с экономически обоснованной формулой.
  • Федеральный тариф - это пошлина из налогового кодекса или нотариальная пошлина, прописанная в основах законодательства о нотариате.

Например, в Москве, стоимость заверения копии в 2024 году стоит 100 рублей за страницу (90 руб. региональный тариф + 10 руб. федеральный тариф).

Другие статьи

У некоторых категорий граждан есть льготы, предоставляемые при совершении нотариальных действий.
  • 15.01.2024
  • 8 минут
  • 785
Отказ от наследства в пользу других лиц или без их указания — это законное право, которое может быть осуществлено путем подачи соответствующего заявления нотариусу в...
  • 14.02.2024
  • 2 минут
  • 568
Нотариальная доверенность в России необходима во многих ситуациях, когда частное или юридическое лицо доверяет другому действовать за себя. Когда нотариус довереннос...
  • 25.12.2023
  • 11 минут
  • 634