Под заверением понимают свидетельствование верности копии. Это одно из самых востребованных нотариальных действий, для исполнения которого требуется наличие паспорта и подлинника. Сегодня нотариус может не только заверять бумажные копии, но и переводить документ в электронный формат с сохранением его юридической силы.
Если заверить копию у нотариуса, то она станет полноценной заменой оригиналу в большинстве правовых ситуаций (однако по копии паспорта нельзя, например, купить билет на самолет или взять кредит). Удостоверить можно только копии тех иностранных документов, которые прошли процедуру легализации в РФ, имеют апостиль и соответствуют законным требованиям.
Какие копии документов заверяет нотариус
Согласно ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате у нотариуса есть право засвидетельствовать верность копий документов и выписок из документов, оформленных органами власти федерального и муниципального уровней, физическими и юридическими лицами.
Нотариально заверенные копии документов предъявляют в государственных учреждениях для получения социальных льгот и выплат, в банках для оформления займов. Чаще всего граждане заверяют копии свидетельств о рождении и браке, дипломов об образовании. При решении вопроса о выдаче загранпаспорта или оформлении пенсии от гражданина может потребоваться нотариально заверенная копия оригинала трудовой книжки.
Удостоверенные копии приказа об увольнении требуются при регистрации в службе занятости, при подаче судебного иска о нарушении трудовых прав. Заверенные бумаги могут запрашивать контрагенты граждан и фирм, потерявшие или утратившие оригиналы.
Бесплатная консультация юриста
Компании обращаются к нотариусу для удостоверения копий контрактов и соглашений, учредительных документов (уставов, ИНН, ОГРН). Они заверяют копии для проведения регистрационных процедур, внесения изменений в федеральные реестры, передачи в арбитраж в качестве доказательств.
Фирмы подтверждают копии подлинников финансовых документов для проверяющих при аудиторских проверках, для передачи в налоговые органы. При нарушении норм об обязательном удостоверении организации грозит штраф за непредставление подтверждающих документов.
При необходимости можно заверить документ полностью или частично. Во втором случае составляется выписка (это допускается, если в документе содержатся не связанные между собой решения или факты). Нотариус может заверить копию с копии подлинника. Это происходит, если переданная для заверения бумага заверена юридическим лицом, выдавшим документ, или нотариально засвидетельствована. Например, можно нотариально заверить копии направленных в суд документов, имеющие судебное заверение.
Особенности работы нотариуса
Задача нотариуса заключается в проверке соответствия копии и оригинала. При заверении он не доказывает и не подтверждает:
- Содержание и законность изложенных в документе фактов.
- Действительность документа.
- Полномочия и дееспособность лиц, подписавших документ.
При проверке полученных бумаг он исследует данные об их составителе, содержании и реквизитах. Верность документа, составленного гражданином, определяется наличием идентифицирующей информации (ФИО, адрес). Также нотариус использует Единую информационную систему (ЕИС) нотариата для проверки подлинности доверенностей и иных бланков.
При необходимости должностное лицо вправе подтвердить верность данных на электронном носителе (биометрический паспорт) или совершить равнозначность — перевести бумажный документ в электронный вид (или наоборот) с электронной подписью нотариуса. Нотариус может засвидетельствовать корректность копий документов, оформленных за пределами РФ. Это происходит при условии их легализации в консульстве или наличия апостиля.
Нельзя заверить копии документов
Отказ в выдаче нотариально заверенной копии договора или иного документа можно получить, если:
- Заявитель не предъявил паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
- Нельзя определить автора (нет ФИО, подписи, печати организации).
- Документ из нескольких страниц не прошит, не пронумерован и не скреплен печатью.
- Заявитель подал документы с ламинированными поверхностями, подлинность которых невозможно подтвердить (ламинация скрывает защитные элементы бумаги).
- Документы, составленные в зарубежных странах, не прошли процедуру легализации или апостилирования.
- Нарушена целостность документа (порван, склеен скотчем).
- В тексте обнаружены неоговоренные исправления, ошибки, приписки, вычеркнутые слова, нечитаемые фрагменты.
- Текст выполнен карандашом или легко стираемыми чернилами.
- На документе стоит гриф «не подлежит копированию» или он содержит государственную тайну.
- Документы оформлены на иностранном языке (в этом случае сначала или одновременно с копией нужно оформить нотариально заверенный перевод).
- Подпись на документе выполнена факсимильным штампом (если иное прямо не разрешено законом для конкретного типа бумаг).
Если у должностного лица есть сомнения, он может направить межведомственный запрос для подтверждения подлинности полученных бумаг в выдавший их орган.
Когда заверение не требуется
Нотариус удостоверяет копии документов (справки, договоры, выписки), перечень которых регламентирован законом и гражданским договором. Если стороны договора не устанавливают обязанность засвидетельствовать документы через нотариуса, то процедура не является обязательной.
Также организации имеют право самостоятельно заверять копии собственных документов для сотрудников или контрагентов (например, отдел кадров может поставить печать «Копия верна» на копию трудовой книжки по ГОСТ Р 7.0.97-2016). А в эпоху цифровизации многие государственные услуги требуют лишь наличия подтвержденной учетной записи на «Госуслугах» или простой электронной подписи, что избавляет от необходимости нести бумажные копии.
В ряде случаев заверенная копия документа не подходит для решения определенных правовых задач. Например, заверенной копии паспорта недостаточно для удостоверения личности гражданина при совершении сделок. Для этих целей нужен оригинал, а при его утере — официальный дубликат (новый паспорт).
Важно понимать отличие между копией и дубликатом документа. Копия – экземпляр, полностью повторяющий оригинал. Дубликат является повторным экземпляром подлинника, обладающим такой же юридической силой, как исходный документ, но он может иметь новые реквизиты (серию, номер).
Требования к копии
Перед оказанием услуги должностное лицо удостоверяет личность заявителя, проверяет наличие доверенности у представителя гражданина или организации. Чаще всего нотариус или его помощник изготавливает ксерокопию самостоятельно прямо в конторе, чтобы исключить риск подлога. Копия оригинала с печатью нотариуса оформляется от руки или посредством компьютера. Среди требований:
- Абсолютное соответствие оригиналу.
- Читаемость текста и четкость всех оттисков печатей.
- Наличие реквизитов документа без сокращений и искажений.
- Листы прошиты и пронумерованы. Если нужно оформить нотариально заверенную ксерокопию из нескольких листов, в удостоверительной надписи проставляют их номера и общее количество.
Стоимость заверения
Цена на заверение копии у нотариуса формируется из двух составляющих:
- Региональный тариф - будет устанавливаться нотариальными палатами субъектов РФ в рамках предельных размеров, ежегодно устанавливаемых Федеральной нотариальной палатой для каждого субъекта РФ в соответствии с экономически обоснованной формулой (заменяет ранее существовавшую плату за услуги правового и технического характера — УПТХ).
- Федеральный тариф - это пошлина из Налогового кодекса (ст. 333.24) или нотариальная пошлина, прописанная в Основах законодательства о нотариате.
Например, в Москве, стоимость заверения копии в 2026 году стоит 150 рублей за страницу (140 руб. региональный тариф + 10 руб. федеральный тариф). Важно отметить, что для некоторых категорий граждан (ветераны ВОВ, инвалиды I группы, дети-сироты) предусмотрены льготы, полностью или частично освобождающие от оплаты тарифов.
